Das Umstellen auf agiles Arbeiten ist kein Kinderspiel. Es braucht den Willen, bisherige Strukturen neu zu denken. Das erfordert viel Mut, aber es lohnt sich.
Manchmal haben Krisen auch gute Seiten. Ein Beispiel ist die Akzeptanz von Homeoffice während und nach der Covid-Pandemie. „Nie zuvor hat irgendein Ereignis in so kurzer Zeit derart umfassend das Arbeitsleben umgekrempelt“, sagt Mathias Dolls, einer der Autoren der Ifo-Studie zum Thema Arbeiten von zu Hause.
Homeoffice ist das Sprungbrett für agiles arbeiten
Hinter dem Begriff Homeoffice steht aber nicht nur das Arbeiten vom heimischen Küchentisch aus, sondern die Berufsausübung in „all over the world“. Das ermöglicht eine transportable „Hardware“. Die Software (und damit meine ich an dieser Stelle nicht die Programme auf den Rechnern), haben wir in unseren Köpfen. Also ist es doch egal, wo unser Rechner steht. Was nicht egal ist, ist die Disziplin, der Wille, die Möglichkeit und die Akzeptanz von überall und flexibel zu arbeiten.
Agil leitet sich von dem lateinischen Wort "Agiles" ab und wird heute mit beweglich oder rührig übersetzt. Übertragen auf die Arbeitssituation umfasst das nicht nur das Arbeiten von überall aus, sondern geht nur mit Einsicht und der Führungskräfte und deren Wille, die Strukturen eines Betriebes danach auszurichten. Zu den Voraussetzungen gehört aber auch die Zustimmung der Mitarbeiter in einer flexiblen Arbeitswelt tätig zu sein und sich den gemeinsam vereinbarten Leitlinien des Unternehmens verpflichtet zu fühlen.
Das ist für erfahrene, langjährig tätige Arbeitskräfte nicht banal. Seit ihrem Einstieg ins Berufsleben kannten sie nur das Arbeiten vom Firmensitz aus, gesteuert von ihrem Vorgesetzten. Die Covid-Krise war für sie Testfeld und Training zugleich. Denn plötzlich war das Arbeiten außerhalb der Firmengebäude das „new normal“.
Die Kommunikation musste neu gedacht werden, das Handeln auch. Doch am Ende hat es funktioniert. Es stürzten keine Umsätze ab, die große Pleitewelle der Unternehmen blieb aus und jeder konnte danach für sich entscheiden, wo er lieber und zu welchem Zeitpunkt er arbeitet.
Damit sind wir bei einer Säule des agilen Arbeitens: das Arbeiten von dem Ort aus, den der Mitarbeiter bevorzugt. Das zieht obendrein ein Neudenken von bislang starren Arbeitszeiten nach sich. Agil bedeutet nicht nur die Selbstbestimmung der Beschäftigten von wo, sondern dort, wo es möglich ist, auch das Wann. Junge Talente fordern dies schon lange.
Das wurde und wird zunehmend deutlich. Wenn ein Unternehmen im Wettbewerb von kompetenten Kräften glänzen will, stellten die Verantwortlichen die bislang starre Arbeitswelt auf den Prüfstand, sagt Heidi Schindler, Beraterin bei Ernst & Young (EY) Firmen. Bosch ermöglichet es bereits, genau wie Merck, Continental, SAP oder Adidas. Wenngleich auch nur für eine begrenzte Anzahl an Tagen.
Love it or leave it
Eine weitere Säule ist die Courage der Firmenlenker, die Organisationsstrukturen zu entstauben. Agiles Arbeiten setzt voraus, dass nicht mehr Abteilungshierarchien den Ablauf vorgeben, sondern stattdessen agile und interdisziplinäre Teams die Prozesse dirigieren und eigenständig verantworten – unter der Vorgabe „Love it of leave it.“ Das bedeutet im Vorherein die Entscheidung, was kann weg, was bleibt im bisherigen Organigramm.
Die Vorarbeit für all das ist die von allen Beteiligten offen geführte Diskussion über Werte und Leitbilder, die alle mittragen und auf die sich alle freiwillig verpflichten. Wer das nicht kann, muss gehen.
Die schöne neue Arbeitswelt zu schaffen, ist der Start zu einer langen Reise. Doch am Ende steht aber ein wendiges, schnell handelndes und verantwortungsvolles Unternehmen und motivierte Mitarbeiter.
Laura, Du arbeitest als Virtuelle Top-Assistenz.
Was kann ich mir darunter vorstellen?
Home is where your heart is - Worte, die ich seit einigen Jahren bewusster wahrnehme und auch lebe, denn mein Herz gehört ganz klar nach Mallorca!
Als virtuelle Top-Assistenz darf ich gemeinsam mit und für die PLU Top Assistant GmbH virtuell tätig sein, das heißt, ich habe die Möglichkeit, von überall aus auf der Welt zu arbeiten – Ortsunabhängig, absolut flexibel und selbständig, genau die Art von Arbeit, die mich erfüllt und glücklich macht. Für mich fühlt es sich nicht wie Arbeit an – Virtuelle Assistenz zu sein ist meine Leidenschaft!
Wie stellst Du virtuell sicher, dass Dein Chef/Chefin immer alle Unterlagen hat?
Auch virtuell ist es möglich, ein gutes und eingespieltes Team zu sein, denn für mich ist offene und ehrliche Kommunikation mit stetigem Feedback der Schlüssel für gemeinsame Erfolge!
Dank des virtuellen Arbeitens, der Digitalisierung und stetigen Optimierung unserer Arbeitsprozesse spielt es keine Rolle, dass Chef/Chefin und Assistenz in einem Bürogebäude sitzen "müssen". Die Voraussetzung für mich ist, selbständig und vorausschauend zu arbeiten, ein vertrauensvolles Verhältnis miteinander zu pflegen und gemeinsam an einem Strang zu ziehen – Ein "geht nicht" gibt es bei mir nicht! Everything is possible!
Wie sind Pausen und mal Abschalten beim agilen Arbeiten #anywhere #anytime möglich?
Besonders am Anfang meiner Karriere als Virtuelle Assistenz war dies meine wohl größte Herausforderung. Es braucht Zeit, bis man sich eingefunden und auch eingespielt hat, sei es mit dem Chef, der Chefin, den Kollegen und auch in seiner eigenen Rolle. Bei mir ist es tatsächlich sehr vielfältig, situationsabhängig, je nachdem von wo aus auf der Welt ich gerade arbeite. Da ich jedoch sehr organisiert bin und stets eine gute Tagesplanung bevorzuge, weiß ich flexibel, auch unerwarteten und wichtigen Situationen zu agieren.
Nichtsdestotrotz nehme ich mir bewusst meine Ruhepausen, abgestimmt auf meinen Chef/meine Chefin, um neue Energie zu tanken und mit voller Motivation supporten zu können, weshalb besonders kleine Auszeiten unglaublich wichtige Bedeutung haben!