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JETZT KOMMT DIE 30 STUNDEN WOCHE! 11/2017 Harbor Magazin

Wann haben Sie das letzte Mal wirklich hochkonzentriert gearbeitet? Saßen irgendwo völlig ungestört von äußeren Einflüssen und konnten sich kreativ Ihren Aufgaben hingeben? Vielmehr ist es wohl eher so, dass permanente Meetings, die übliche Email-Flut und viel Gerede Ihr tägliches Geschehen bestimmen. Was dabei zu kurz kommt? Ganz klar: Sie selbst und Ihre eigentlichen Aufgaben! Aber damit ist jetzt Schluss. Es geht auch anders. Wie? Das verrät uns Effezienzexpertin Christine Walker.

Und schon ertappt man sich, wie man wieder eine wichtige Aufgabe unterbricht, weil entweder plötzlich jemand ins Büro stürmt oder zahlreiche vermeintlich wichtige Emails über einen hereinbrechen. Denn was die meisten von uns als tägliches Schaffen betrachten, ist im Grunde eine riesengroße Ablenkung von dem, was eigentlich getan werden sollte. Sicher, manchmal ist es auch schön, herausgerissen zu werden. Produktiv ist es deswegen aber noch lange nicht. Denn erst in einem Zustand tiefer Konzentration entstehen bahnbrechende Dinge. Ruhe ist dafür Voraussetzung. Natürlich wirkt geschäftiges Herumgewirbel viel arbeitsamer, als meditativ in sich gekehrt über Aufgaben zu brüten. Doch Aktionismus bedeutet eben auch, dass viel doppelt und dreifach getan werden muss, weil vielleicht falsch angedacht oder nicht ausreichend ausgearbeitet. Man könnte also in bedeutend weniger Zeit viel mehr erreichen, schaffte man es, sich auf das, was man in diesem Moment erledigen wollte und müsste, zu beschränken. Viele Dinge zur gleichen Zeit bedienen zu wollen, ergibt nunmal viele unerledigte, nur an der Oberfläche angedachte Dinge. Denn wenn man in seinem Schaffen unterbrochen wird, ist der Einstieg an genau jener Stelle, an der man den Prozess unterbrochen hat, sehr schwer. Es benötigt zusätzlichen Zeitaufwand. Und dieser Druck des Unerledigten macht unglücklich und wie es das Wort schon sagt: unerfüllt. Wichtige Aufgaben stauen sich an, wieder hat man es des Abends nicht geschafft, alles zu erledigen, was man sich vorgenommen hatte. Nun gut – der nächste Tag soll es lösen. Und schon formieren sich viele dieser nächsten Tage zu wahren Stapeln an Unerledigtem. 

ENDLICH WIEDER ZEIT!

 Die Effizienzexpertin und Unternehmensberaterin Christine Walker hat nun das geschafft, was uns allen so schwer erscheint: sie hat sich jeglichen Mülls entledigt und schafft trotzdem ein enormes Pensum pro Woche. 50 Mitarbeiter sind bei ihr beschäftigt, sie selbst arbeitet nur noch 30 Stunden pro Woche, auch ihre Mitarbeiter kommen pünktlich nach Hause. Seit nunmehr 10 Jahren hat sie sich der Entwicklung von Programmen gewidmet, um in Unternehmen effizientes Arbeiten sicherzustellen, Besprechungen auf ein Minimum an Zeit zu reduzieren und Inhalte aufs Wesentliche zusammenzufassen. Viele Stunden lassen sich so, laut Walker, einsparen, eine ganz normale 40 Stunden Woche wird realisierbar, Freizeit und Privatleben ist kein Fremdwort mehr. Walker hat selbst zwei Kinder und ist außerdem begeisterte Reiterin und Salsa-Tänzerin – kein Problem für die Effizienz- und Zeitexpertin. 

Wenn Christine Walker den Arbeitstag ihrer Manager-Kunden analysiert, das Unproduktive herausfiltert und durch effiziente Programme ersetzt, sind die Manager über das Ergebnis meist mehr als überrascht. Denn Ursache ihrer Gestresstheit ist nicht, wie vielfach vermutet, ein Zuviel an hochstehenden Aufgaben, sondern das das Kümmern um Unwichtiges und unnötige Kleinigkeiten. 

"Es bedarf der Konzentration, Disziplin und vor allem der Fokussierung", so Walker, "Strukturen und ein Top- Team müssen aufgebaut, Verantwortung und Aufgaben delegiert werden. Und das bedeutet ganz einfach loslassen und vertrauen.“ 

Diversen Managern großer und kleiner Unternehmen hat sie gezeigt, wie sie ihr Pensum auch in einer 30 bis 40 Stunden Woche schaffen können und wie schön es ist, einfach mal wieder abzuschalten und aufzuleben. Auch die Teams selbst profitieren von fokussierten und gleichzeitig entspannten Chefs. 

EFFIZIENZ KANN MAN LERNEN 

Sie selbst hat ihr Handwerk von der Pike auf gelernt: „Ich weiß, wie Assistenz funktioniert.“ Als PMO-Assistenz habe sie an einem internationalen IT Implementierungsprojekt gearbeitet. Die Projektleiter und das Team waren so begeistert, dass sie bald Anfragen über Anfragen erhielt und sich schließlich selbst "geklont" hat. „In kürzester Zeit habe ich Top-Assistenzen identifziert, ausgebildet und diese dann statt meiner selbst in die Vorstandsbüros und Projekte vermittelt. So kam ein Mitarbeiter nach dem anderen zu mir und im Nu waren es 10.“ Erst habe sie mit Freelancern gearbeitet, die sie selbst vor Ort eingearbeitet hat, hat diese dann durch permanente Weiterbildungen und Coachings immer weiter ausgebildet, bis sie alleine die Jobs machen konnten und hat so das Startkapital für die GmbH Gründung und die Festanstellung von Mitarbeitern verdient. 

Bei Walker kommen nur die Besten der Besten an Bord. In ihrer Talentschmiede durchlaufen die „Rohdiamanten“ 30 Trainingsmodule und werden über ihr eigens entwickeltes Leistungsdiagnostik-System innerhalb von vier Wochen zu Effizienz-Profis und zertifizierten Top-Assistenzen trainiert.

Doch welcher Manager gibt schon gerne das Ruder aus der Hand und lässt sich von der Assistenz durch den Tag steuern, werfen wir ein. "Natürlich musste ich auch die Führungskräfte anleiten abzugeben. Aber ich selbst habe es immer geschafft, dass die Chefs mir vertraut haben und dann Aufgaben delegieren konnten. Der Unterschied war bei mir sicher immer, dass ich die volle Verantwortung übernommen habe, genauso, wie das jetzt all diejenigen tun, die meine Schule durchlaufen. 

Natürlich lässt nicht jeder Chef sofort los, Vertrauen in Mitarbeiter und das Team ist für viele ein Fremdwort. Bei den Jägern und Sammlern zum Beispiel heißt es erst einmal ausmisten und intuitive Strukturen aufsetzen. Die Johnny Kontrollettis auf Planet Erde gilt es davon zu überzeugen, dass vieles besser läuft, wenn sie sich aus „Nicht-Chefthemen“ einfach mal raushalten." 

"Denn 90 Prozent sind unnötiger Ballast, den man mitschleppt", weiß Walker, "es gilt hier ganz klar zu differenzieren, was man wirklich braucht. Und das heißt nunmal: "Die Basis einer guten Ordnung ist ein großer Mülleimer." Das Hauptproblem sieht Christine Walker in dem Fakt, dass die meisten einfach alles als wichtig erachten. 

EINFACH, GEHT ES ZUM ERFOLG 

Doch gilt tatsächlich ein und dasselbe Ordnungssystem für alle Branchen, wollen wir wissen, oder muss jedesmal eine neue, individuelle Struktur gefunden werden? "Zu 80 Prozent ist es immer das gleiche System, ob bei einer Einzelperson oder in großen Unternehmen. Die Bereiche sind immer die gleichen. Sie haben überall einen Finanzbereich, Personal, Kunden, Produkt, Marketing und Eventbereich und so weiter. Die Kunst liegt im Vereinfachen." 

Doch was dann letztendlich so einfach aussieht, hat Walker jahrelang entwickelt: "Ich habe dieses System sehr lange aufgebaut und entwickle täglich weiter. Resultat ist: 

Ich kann Effizienz. Ich liebe Effizienz, weil sie die Lösung für ein gechilltes Leben ist. Ich möchte das Wissen noch mehr über mein Team, meine Vorträge und Coachings in die Welt tragen. Ich möchte total überlasteten Managern helfen, wieder zur Ruhe zu kommen, denn in der Ruhe liegt die Kraft. Kreativität und Inspiration setzen Ruhe voraus. Ein Besinnen auf sich selbst. Entspannung. Ich mache also auch Freizeitberatung." 

Aus vielen ihrer Top-Assistenzen sind schon Top-Führungskräfte geworden. So wie Walker selbst es geschafft hat: from Nothing to Something. Von der Sekretärin zur erfolgreichen Unternehmerin. "Alles ist möglich!", laut Walker. So ist es ihr auch ein großes Anliegen, Top-Assistenzen weiterzuentwickeln und ihnen eine Karriere bis zur Führungskraft zu ermöglichen. In Ihrem eigenen Unternehmen werde das bereits gelebt.