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Reglement für den Sieg Das richtige Anforderungsprofil

Sie würden als Teamchef eines Motorsportteams keinen Chefkoch einstellen, wenn Sie einen Chefmechaniker suchen. Logisch, sagen Sie? Na, dann machen Sie ja alles richtig bei der Suche nach der optimalen Assistenz. Da gratuliere ich. Damit können Sie diesen Abschnitt überspringen. Sie haben damit zudem bewiesen, dass Sie zu den intelligenten Führungskräften gehören, die sehr viel Zeit investieren, um darüber nachzudenken: Wer passt denn eigentlich in mein Vorzimmer, bzw. welche Person kann mich optimal entlasten? Oder gehören Sie zu denen, die denken, das Finden der optimalen Assistenz ist Sache der Personalabteilung? 

Mit dieser Einstellung verschenken Sie eine große Chance. Die Damen und Herren können ihnen nur eine Auswahl an Bewerbern vorstellen. Definieren, was die Dame oder der Herr für Sie sein soll und was sie können sollte, müssen Sie. An erster Stelle sollte natürlich die Entlastung stehen! Wichtig ist darum die Überlegung, wo Sie den Hebel ansetzen beziehungsweise welchen Bereich Ihrer Arbeit soll künftig Ihre „rechte Hand“ für Sie erledigen?

Eine Neueinstellung ist die perfekte Gelegenheit die Rolle der Assistenz neu zu definieren, damit Sie optimal entlastet werden. Aber auch die Mitarbeiterin, die bereits seit Jahren in Ihrem Büro sitzt, könnte eine genaue Beschreibung ihrer Funktion enorm aufmuntern. Das erspart missverständliche Auffassungen, was genau die Aufgaben sind und klärt auch im Innenverhältnis so manche Unsicherheit bezüglich der Zuständigkeiten.

Leider wird in den Unternehmen dieses Thema stiefmütterlich behandelt. Man greift oft zu Retortenlösungen sowohl bei der Ausschreibung der Stelle als auch bei der Überprüfung der Zuständigkeiten. Darum hier der dringende Appell:  setzten Sie auf das Thema Individualität. So einzigartig wie Sie selbst sind, sollte auch die Assistentin sein, also das perfekte Gegenstück zu Ihnen.

Leider wird der Wichtigkeit im üblichen Bewerbungsverfahren einer Assistenz nicht die gleiche Beachtung geschenkt wie der Besetzung eines Abteilungsleiters. Doch jeden Tag erfahre ich in meiner Beratungspraxis: Das ist eine verschenkte Chance. Denn wenn Sie und die Assistenz wirklich wie ein Team sind, ist das nicht nur ein Beschleunigungsfaktor für Sie und ihren Verantwortungsbereich, sondern für die ganze Firma. Warum ist das so? Die Assistenz ist das Relais zwischen Ihnen und der Welt vor Ihrer Bürotür im und außerhalb des Unternehmens.  Stellen Sie sich ein Tandem vor: Wenn Sie nicht im Gleichklang mit dem Mitfahrer treten, kommen Sie und Ihre Mitfahrer nicht ins Ziel. Das gilt auch für Chef/Assistenz.

Also nehmen Sie sich die Zeit und formulieren Sie selbst (und nicht die Personalabteilung) das Anforderungsprofil. Vergessen Sie dabei bitte einmal alle Klischees der „TIppse“. Das ist so was von gestern! 

Wo ist nun der Übergang von Sekretärin zur Assistentin? Der Abgrenzung der beiden Berufe ist immer weniger eindeutig, offiziell zudem kein Ausbildungsberuf. Beide Begriffe meinen oft dasselbe. Vermeintlich steht der Beruf der Sekretärin hierarchisch unter der Assistenz. Allerdings ist es in den Betrieben kein Unterschied. Im Allgemeinen ist definiert, dass die Assistentin oder der Assistent einem Vorgesetzten oder einer Abteilung unterstellt ist.

Auf beide trifft zu: Sie unterstützen die Führungskraft hinsichtlich zahlloser Belange, übernehmen seine Terminplanung und Reisevorbereitung. Ebenfalls erledigen sie die Korrespondenz. Darüber hinaus betreuen die Mitarbeiter Projekte, erledigen aber auch Sacharbeitertätigkeiten. 

Sie sind der Dreh- und Angelpunkt der Kommunikation und beherrschen alle Kommunikationsmittel. Ebenfalls gehört in der Regel die Erstellung von Präsentationen dazu. 

Denken Sie also bei dem Stellenprofil an die Begriffe Administration, Unterstützung, Verantwortungsbereiche und nicht an Briefe „tippen“ und Flüge buchen. Genauso wichtig ist zudem die Überlegung: Was muss sie oder er für Charaktereigenschaften aufweisen, damit er zu mir passt? Denken Sie bitte nicht, Sie muss sich an mich anpassen. Das ist falsch! Sie müssen zueinander passen.

Schreiben Sie eine Checkliste oder noch besser eine kurze Stellenbeschreibung für die Personalabteilung. Das hilft den Kollegen ungeheuer bei der Vorauswahl. Das sieht vielleicht der eine oder andere Personaler nicht gerne. Aber eine Assistenz ist kein Produkt einer Serie, sondern eine der wichtigsten Stellen, die Sie zu besetzen haben.  

Wenn Sie sich das nicht zutrauen und sich fragen: Was ist, wenn ich danebenliege? Das kann passieren. Aber zum einen: Zu diesem Zweck gibt es eine Probezeit. Merken Sie, es funktioniert nicht, durchlaufen Sie lieber den Prozess noch einmal anstatt mit jemanden zusammenzuarbeiten, der ihnen keine gute Laune beschert. Darum hat man die Probezeit geschaffen. Verfallen Sie nicht in den Fehler zu denken, das wird schon. Nein, das wird es eben nicht. Wenn sich nach vier Monaten noch keine gute gemeinsame Zusammenarbeit entwickelt, wird das in einem Jahr nicht besser werden. Dann sollte man sich trennen.

Noch ein Aspekt ist wichtig: Überlegen Sie auch, ob die Kandidatin in das bestehende Team passt. Denn nichts ist nerviger, wenn vor ihrer Bürotür Kriegszustände regieren.

 Werden die Assistentinnen in Ihrem Unternehmen in einer gemeinsamen Einheit geführt, tauschen Sie die Dame oder den Herren aus. Im Pool lässt sich das gut regeln. Wenn Sie aber solchen Situationen partout nicht ausgesetzt sein wollen, denken Sie über eine Einstellung einer Zeitarbeitskraft nach. Diese Damen und Herren kommen eigentlich, um interimsmäßig bei Ihnen zu arbeiten, aber wenn die Chemie stimmt, warum nicht dauerhaft?